Conga aide Elsevier à transformer ses processus globaux  « quote-to-cash »

Défis à relever

Fondée en 1880, Elsevier, qui fait partie de RELX, est un fournisseur mondial de services de recherche, d’édition et d’analyse de l’information. Le siège de la société se trouve à Amsterdam et elle possède des bureaux en Amérique, en Asie-Pacifique et en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique. La société a connu une croissance remarquable ces dernières années, élargissant ses activités traditionnelles de publication de travaux de recherche – dont plus de 470 000 articles publiés dans 2 500 revues chaque année – pour proposer des solutions analytiques et des outils numériques qui permettent aux chercheurs de gérer et de partager des articles, de découvrir de nouvelles données et de collaborer en ligne.

À la suite de diverses acquisitions opérées ces dernières années, les processus et les workflows globaux « quote-to-cash » d’Elsevier devenaient de plus en plus compliqués. Dans la mesure où les contrats sont créés, négociés et exécutés dans différentes régions, l’équipe de vente d’Elsevier s’est aperçue que des processus manuels complexes donnaient lieu à un certain nombre de blocages tout au long du cycle de vie du contrat, ce qui allongeait les délais de traitement et avait des répercussions sur l’expérience client.

« Le processus “quote-to-cash” fragmenté engendrait des problèmes de contrôle des versions, des erreurs dans les contrats » des temps de traitement prolongés et un manque de visibilité sur le statut des contrats, explique Matt Cumberlidge, responsable du programme Quote to Cash chez Elsevier. « Notre équipe de vente était obligée de quitter le système Salesforce CPQ pour accomplir son travail, ce qui rallongeait le délai d’exécution du cycle de vie du contrat. Finalement, cela avait une incidence sur la satisfaction des clients et ce problème était soulevé dans nos enquêtes ».

Solution

Dans le cadre de l’appel d’offres lancé en 2019, qui comprenait un groupe de cinq entreprises et deux cycles de sélection, Elsevier a choisi Conga Contracts pour Salesforce, au vu de ses fonctionnalités, de l’expérience utilisateur transparente offerte et de sa compatibilité avec Salesforce.  

Conga Contracts pour Salesforce permet à Elsevier de garder le contrôle de ses processus contractuels, en lui donnant la possibilité de créer, de négocier et d’exécuter des contrats de manière automatisée. Cette solution permet à l’équipe de vente de continuer à travailler dans Salesforce, afin que toutes les informations contractuelles soient toujours exactes et à jour, et que toutes les actions soient consignées. Elle maintient également une piste d’audit automatisée des modifications et des versions dans Salesforce, et ce même au niveau de chaque clause. Conga élimine par ailleurs le casse-tête auquel sont confrontées les équipes juridiques, en veillant à ce que l’entreprise soit protégée par le libellé et les clauses déjà approuvés par les services juridiques, de sorte que l’équipe de vente puisse se concentrer sur la négociation et l’exécution des contrats, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures.

Depuis qu’elle a déployé Conga à l’échelle mondiale, Elsevier a réduit le délai de création de ses contrats, le faisant passer de plusieurs jours à quelques heures.  

Résultats

• Création, négociation et validation des contrats simplifiées dans Salesforce. 
• Le délai de création des contrats est passé de plusieurs jours à quelques heures.
• Accélération du retour sur investissement et gain de temps pour l’équipe de vente.