Sony Electronics setzt Automatisierung, Transparenz und Konsistenz mit Conga um

Sony Electronics (SEL) ist der US-amerikanische Vertriebs- und Marketingzweig des globalen Elektronikherstellers Sony. Es ist ein führender Anbieter von Audio- / Video-Elektronik- und Informationstechnologie für den Verbraucher- und Fachhandel. Sony hat unter anderem eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung von Blu-ray Disc™ -, CD-, DVD- und Super Audio CD-Technologien gespielt. Sony ist ein Vorreiter im Bereich hochauflösender professioneller Rundfunk- und Videogeräte.

Herausforderung

Das bisherige Vertragsmanagementsystem von Sony war papierbasiert und unhandlich. Die Prozesse waren ineffizient und die Ergebnisse inkonsistent.

• Für die Vertragsverwaltung oder bei der Verwendung rechtsspezifischer Terminus bestand keine einheitliche Vorgehensweise.
• Jeder Benutzer handhabte den Vertragserstellungsprozess unterschiedlich.
• Es war schwierig Papier-Dokumente zu finden.
• Klauseln wurden von der Rechtsabteilung nicht aktualisiert, wenn sich die Vorschriften geändert hatten.
• Eine Berichterstattung war nicht möglich, aufgrund des papierbasierten Systems.
• Genehmigungsprozesse erfolgten manuell, was zu Verzögerungen beim Vertragsabschluss führte.

Sony suchte daher eine neue Lösung, um das ursprüngliche CLM-System zu ersetzen, welche:

• in das Beauftragungs-System eingebundenwerden sollte.
• Zugang- und Bearbeitungsrechte für 1.700 Benutzer im gesamten Unternehmen ermöglichen sollte.
• Abteilungs übergreifend Einsatz- und funktionsfähig für die Rechtsabteilung (Anwälte, Vertragsverwalter und Rechtsassistent), den Einkauf und die IT gewährleisten.

Lösung

Conga Contracts® implementierte eine vollständige und nahtlose Migration des bestehenden CLM-Systems von Sony und eine vollständige Integration in das Ariba® Beschaffungs-System.

• Automatisierte Zustellung der Vertragsgenehmigungen, die die Zahlungsfreigabe auslösen.
• Automatisierte und Ad-hoc-Berichte, um alle Vertragsaktivitäten zu sehen.
• Automatisierte Workflows und Genehmigungsprozesse beschleunigen die Vertragsverhandlungszeit.
• Schnelle und effiziente Vertragserstellung über konfigurierbare Assistenten.
• Fähigkeit zur Überwachung, Änderung und Kontrolle von Klauseln und der Rechtssprache im gesamten System.
• Volle Sichtbarkeit des Vertrags.

Ergebnisse

• Altverträgeund Daten werden in das Conga Contracts-System übertragen.
• Die Rechtsabteilung hat die volle Kontrolle über Verträge, Rechtssprache und Klauseln.
• Vertrags-Workflows und Genehmigungen werden rechtzeitig und automatisch verschickt.
• Einbindung in das Ariba PO-System, wodurch doppelte Genehmigungen, die von denselben Personen in beiden Systemen benötigt werden, vermieden werden.
• 80% aller Verträge fallen unter Standardvorlagen.
• Das Reporting ist in der Lage ausstehende Unterlagen, Verhandlungsstillstände und andere Engpässe zu identifiziert und schafft so eine proaktive Lösung.