Sony Electronics bénéficie de l'automatisation, de la transparence et de la cohérence avec Conga

Sony Electronics (SEL) est la branche américaine en charge des ventes et du marketing de l’activité électronique mondiale de Sony. Il s’agit d’un fournisseur de premier plan de produits électroniques audio/vidéo et de produits de technologie de l’information destinés aux marchés grand public et professionnel. Sony a joué un rôle clé dans le développement des technologies Blu-ray Disc™, CD, DVD et Super Audio CD, entre autres. La société fabrique et vend un large éventail de produits de consommation, tels que les téléviseurs haute définition BRAVIA®, les appareils photo numériques Cyber-shot®, les caméscopes Handycam®, les ordinateurs personnels VAIO® et les lecteurs de musique numériques Walkman®. Sony est un innovateur dans le domaine des équipements professionnels de diffusion et de vidéo haute définition, également mis en valeur par les games XDCAM® HD et CineAlta™ d’appareils photo et de caméscopes, ainsi que par le projecteur numérique 4K SXRD™.

Défis à relever

L’ancien système de Sony reposait sur des supports papier et manquait de souplesse; les processus étaient inefficaces et les résultats manquaient de cohérence.

• Il n’y avait pas d’uniformité dans la gestion des contrats ni dans le langage juridique. Celui-ci était propre à chaque utilisateur.
• Il était difficile de localiser les documents physiques.
• Les clauses n’étaient pas mises à jour par l’équipe juridique en fonction des modifications d’ordre réglementaire.
• Le système sur support papier ne permettait pas la production de rapports.
• Les processus de validation étaient effectués manuellement, ce qui entraînait des retards dans les cycles d’achèvement des contrats.
• Une nouvelle solution était nécessaire pour remplacer le système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) d’origine et être reliée au système ordre d’achat (PO).
• L’accessibilité et l’adaptabilité étaient requises pour 1 700 utilisateurs dans toute l’entreprise.
• La solution devait être applicable et fonctionnelle pour les services juridique (avocats, administrateurs de contrats et parajuristes), d’approvisionnement ainsi que l’IT.

Solution

Conga Contracts a permis de procéder à une migration complète et transparente à partir de l’ancien système CLM de Sony et à une intégration complète dans le système d’ordre d’achat Ariba®.

• Livraison automatisée des validations de contrats qui déclenchent le déblocage des paiements.
• Rapports automatisés et ad-hoc pour voir l’étendue complète des activités contractuelles.
• Automatisation des workflows et des processus de validation pour accélérer le temps de cycle des contrats.
• Création rapide et efficace de contrats grâce à un assistant configurable.
• Capacité de superviser, de modifier et de contrôler les clauses et le langage juridique dans l’ensemble du système.
• Visibilité totale des contrats.

Résultats

• Les contrats et les données de l’ancien système ont été transférés dans le système de Conga Contracts.
• Le service juridique détient la pleine propriété et un contrôle total des contrats, du langage juridique et des clauses.
• Les workflows des contrats sont plus efficaces et les validations sont obtenues dans les temps impartis.
• La liaison est assurée avec le système d’ordre d’achat, Ariba, ce qui a permis d’éliminer les doubles validations requises par les mêmes personnes dans les deux systèmes.
• 80 % de tous les contrats sont créés selon des modèles standard.
• Les rapports identifient les points en suspens, les blocages dans les négociations et d’autres goulots d’étranglement en vue de trouver une solution proactive.