Le processus « quote-to-cash » en 10 étapes
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Le processus « quote-to-cash » (Q2C) est l’un des processus commerciaux les plus importants, car il permet aux organisations de générer des revenus.
Pour faire simple, le « quote-to-cash » fait le lien entre l’intention d’achat du client (le CRM) et la comptabilisation des revenus de l’entreprise (dans le système ERP back-end), ce qui englobe l’ensemble des cycles de vie des ventes, des contrats et de la relation client.
Ces processus ont toujours été déconnectés et cloisonnés, souvent gérés au moyen de multiples fichiers et systèmes, avec pour conséquence des cycles de vente manuels inefficaces, et qui compromettent finalement ce qui importe le plus : les transactions et l’expérience client.
En optimisant ces aspects collaboratifs de votre activité, vous apportez de la visibilité à l’ensemble de votre organisation, accélérez les cycles de vente et concluez un pourcentage plus élevé de vos transactions.
Qu’est-ce que le « quote-to-cash » ? Le guide en 10 étapes
Voici les dix étapes du cycle « quote-to-cash » qui peuvent vous mener de l’opportunité commerciale à la création de revenus :
- Configuration
- Tarification
- Devis
- Création de contrats
- Négociation des contrats
- Exécution des contrats
- Exécution des commandes
- Facturation
- Comptabilisation des revenus
- Renouvellement
1. Configuration
La première étape du processus « quote-to-cash » est la configuration, dont l’objectif est d’identifier la combinaison de produits et de services qui répondra le mieux aux besoins de vos clients.
Dans l’environnement commercial moderne caractérisé par une complexité croissante des produits et des transactions, l’identification de la parfaite combinaison à recommander au client est essentielle pour conclure la vente. En fournissant automatiquement ces recommandations à vos représentants commerciaux, vous leur permettrez de devenir des experts en configuration et de réaliser des ventes dignes des 20 % les plus performants.
2. Tarification
Au cours de l’étape de tarification, vous déterminerez la stratégie de tarification et de devis la plus appropriée pour augmenter les chances de succès et maximiser la taille des transactions.
Dans le monde du « quote-to-cash », la tarification désigne l’ensemble des règles qui dictent aux professionnels de la vente la meilleure façon de fixer le prix d’une transaction et les autres incitations qui peuvent être offertes aux clients. Déterminer le juste prix de vos produits ne représente que la moitié du travail. Pour accroître vos revenus, il est essentiel de définir le bon ensemble de remises, de promotions et d’incitations qui vous permettront de conquérir le client sans réduire vos marges. En identifiant les stratégies de prix et de promotion qui ont été couronnées de succès par le passé, les représentants commerciaux peuvent appliquer cette stratégie gagnante aux ventes futures.
3. Devis
Au cours de la phase d’établissement des devis, vos équipes peuvent créer ces derniers afin qu’ils soient conformes à l’image de marque et exempts de toute erreur qui raviront vos clients.
Les devis figurent parmi les étapes les plus importantes de votre cycle de vente et reflètent souvent la première impression que votre client se fait de votre entreprise. Si la présentation d’un devis rapide et précis vous permettra peut-être de conclure un marché, un devis truffé d’erreurs et remis tardivement peut vous faire perdre un client. Afin de garantir une expérience client optimale, il est impératif de présenter un devis rapidement, tout en veillant à ce qu’il soit exempt d’erreurs et conforme à l’image de marque, ce qui peut s’avérer difficile sans solutions automatisées.
4. Création de contrats
La phase suivante du processus Q2C consiste à créer des contrats sécurisés qui reprennent les détails de la transaction et offrent une visibilité à toutes les parties prenantes concernées.
Toutes les transactions se concluent par un accord qui énonce un ensemble de conditions convenues. Ces accords peuvent comporter beaucoup de risques et avoir une incidence considérable sur vos flux de revenus. Lorsqu’il s’agit de protéger votre entreprise, chaque détail compte. Dans le cadre de la création des contrats, il est important que les personnes concernées disposent d’une visibilité sur les clauses intégrées (clauses de renouvellement et de résiliation, par exemple), le processus de validation, l’exécution et le renouvellement des contrats, afin de veiller à ce que votre équipe juridique approuve des accords solides.
5. Négociation des contrats
Les conditions et les clauses du contrat sont redéfinies et modifiées au cours de la phase de négociation.
Si vous y avez déjà participé, vous savez qu’il s’agit d’un document dynamique et en constante évolution, rempli de révisions et nécessitant le suivi de plusieurs versions différentes. Une fois que vous avez entamé la phase de négociation du contrat, il est essentiel d’obtenir une visibilité détaillée des modifications qui y ont été apportées au fil des itérations. En fournissant automatiquement ces informations et cette visibilité à votre équipe juridique, vous réduirez les tâches inutiles qui font perdre du temps à des professionnels du droit déjà très sollicités.
6. Exécution des contrats
L’étape suivante du processus Q2C est l’exécution du contrat, dans le cadre de laquelle vous pourrez obtenir les validations dont vous avez besoin grâce à un outil de signature électronique intégré à la version finale.
L’exécution effective des contrats, qui constitue un obstacle important dans les cycles de vente de nombreuses entreprises, peut ralentir le cycle des revenus et retarder le retour sur investissement (ROI). Cependant, en optant pour une solution de signature électronique, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à l’obtention des signatures pour finaliser les contrats. Un tel outil vous permettra en effet de savoir à quel stade du processus se trouve le contrat, quels sont les obstacles actuels et quelles sont les parties restant à signer, afin de pouvoir planifier votre suivi en conséquence.
7. Exécution des commandes
L’étape de l’exécution des commandes consiste à recevoir, traiter et livrer la commande en toute simplicité.
Une fois le contrat signé, les équipes opérationnelles peuvent passer à la vitesse supérieure pour garantir la livraison des bons produits aux bons clients, en temps voulu. Grâce à un système automatisé et intégré qui offre une visibilité connectée du parcours du client, les modifications apportées à la commande et aux exigences sont prises en considération dans la livraison finale du produit. En disposant d’une solution « quote-to-cash » de bout en bout, vous serez en mesure de communiquer les devis, les prix et les conditions contractuelles aux parties concernées et de les relier à votre système ERP.
8. Facturation
Calculez les frais instantanément et envoyez la facture au client pour garantir un paiement dans les délais lors de la phase de facturation du processus Q2C.
Une facturation précise est essentielle au succès de votre entreprise, car elle conditionne les flux de trésorerie, permet d’établir des prévisions précises et de comptabiliser les revenus. La facturation est un jeu d’enfant grâce à un processus « quote-to-cash » intégré – toutes les informations saisies dans le devis (les remises, les délais de facturation, etc.) et dans le contrat sont automatiquement transmises à votre équipe comptable, ce qui garantit l’exactitude des informations de facturation et de renouvellement.
9. Comptabilisation des revenus
Recevez le paiement et comptabilisez les revenus avec précision.
La comptabilisation inexacte des revenus comporte de nombreux risques. Lorsque les informations importantes de vos conditions contractuelles – telles que le prix, les conditions de paiement net et les échéanciers de livraison – sont mises à la disposition de votre service comptable, votre entreprise sera plus susceptible de calculer correctement les revenus.
10. Renouvellement
La dernière phase du processus « quote-to-cash » consiste à gérer la fidélisation des clients et les revenus récurrents.
Dans le cadre du modèle SaaS, en particulier, un pourcentage important des revenus provient des clients réguliers et des abonnés. Il est donc essentiel de garder le contrôle de vos contrats et de savoir à quel moment réaliser le renouvellement de vos clients. Une meilleure connaissance de vos devis, de vos contrats et de vos données de renouvellement, permet à votre entreprise d’identifier efficacement les échéances, de réaliser des ventes incitatives et croisées avec les clients actuels et de réduire le taux de désabonnement.
Comment trouver une solution d’automatisation « quote-to-cash » tout-en-un ?
Le suivi de chaque processus individuel, dans différents systèmes, est non seulement chronophage, mais il peut aussi entraîner la perte ou l’oubli complet d’informations vitales. C’est pourquoi votre entreprise a besoin d’une solution d’automatisation « quote-to-cash » complète, qui facilitera vos processus de vente, offrira une plus grande visibilité à tous les acteurs concernés et améliorera vos délais de rentabilisation.
Dans votre recherche d’une solution, ne perdez pas de vue ces éléments essentiels :
Gagnez du temps dans la création de documents grâce à un logiciel de génération automatique de documents;
La création manuelle de documents en dehors de vos systèmes peut se révéler fastidieuse. Qui plus est, cette pratique augmente le risque d’erreurs dans la saisie des données. Si vous transmettez des propositions, des devis, des contrats et d’autres documents essentiels en dehors de vos systèmes, vous êtes privés de la visibilité sur l’état d’avancement du document dans le processus.
Grâce à des solutions telles que Conga Composer, vos équipes peuvent créer rapidement des documents entièrement personnalisés et à l’image de la marque. De plus, l’élimination des tâches manuelles permet de réduire les erreurs et d’améliorer le suivi et la communication avec les clients.
Améliorez la visibilité du processus contractuel grâce à une solution de gestion du cycle de vie des contrats
Le processus contractuel revêt une importance capitale et peut se révéler complexe et chronophage. La rationalisation et l’automatisation de ce processus sont essentielles pour optimiser le cycle des revenus tout en gardant le contrôle sur les termes et les clauses du contrat, et ce, afin que votre équipe juridique approuve des transactions de qualité.
Grâce aux solutions de gestion des contrats de bout en bout de Conga, vous pouvez améliorer l’expérience du client et de l’utilisateur, augmenter la visibilité et accélérer les cycles de vente, tout en réduisant les risques pour votre entreprise.
Rationalisez le processus « quote-to-cash » grâce aux solutions de bout en bout de Conga
L’automatisation est la pierre angulaire de votre processus « quote-to-cash ». L’automatisation permet aux équipes d’exécuter avec efficacité et précision toutes les tâches requises dans le processus. Les solutions qui optimisent les workflows, s’intègrent parfaitement à votre CRM Salesforce, tout en offrant une expérience client de qualité, vous permettront de réduire le délai de rentabilisation et d’améliorer l’efficacité de vos équipes.
Découvrez comment les solutions de gestion des revenus comme Conga peuvent vous aider à maîtriser le processus Q2C et à générer efficacement des revenus, à prévoir les budgets et à gérer judicieusement la facturation et les accords avec les clients.
