Pourquoi les Contrats sont-ils Importants ?

Non seulement les contrats sont importants, mais leur gestion et les processus qui les entourent le sont encore plus. Les entreprises du monde entier utilisent des contrats pour négocier et sécuriser et conclure leurs affaires. Pourtant, de nombreuses entreprises continuent de se concentrer sur l'automatisation des processus de vente sans accorder suffisamment d'importance à leurs processus contractuels. En conséquence, les contrats s'enlisent souvent dans la « dernière ligne droite » de l'accord, lorsque toutes les parties ne souhaitent plus que passer à l’étape « finale », les signatures encrées et le contrat finalisé.

Afin de vous aider à comprendre pourquoi les processus contractuels sont si importants dans votre entreprise, voici les informations les plus récentes sur ce que sont les contrats modernes, leur impact sur votre entreprise, ainsi que le processus à suivre pour créer un contrat standard.

Qu'est-ce qu'un contrat commercial ?

Un contrat commercial est un accord juridiquement contraignant entre votre entreprise et une autre partie. Les contrats peuvent être utilisés d'entreprise à entreprise ou d'entreprise à client, afin d’organiser des services et des frais pour un projet donné.

Pour être valable du point de vue juridique, un contrat a besoin des détails suivants :

Toutes les parties impliquées dans l'accord
Considérations sur les avantages pour chaque partie
Termes et conditions d'exécution du contrat
Tous les signataires doivent être mentalement aptes pour la validation du contrat
Tous les travaux effectués ou les produits reçus doivent être légaux pour une transaction valide

Pourquoi les contrats sont-ils importants ?

Les contrats sont impératifs pour établir des relations commerciales de confiance et rationaliser les transactions importantes. En dehors de cela, voici les 8 raisons expliquant pourquoi les contrats sont importants pour votre entreprise.

1. Présentation de détails concrets
Un contrat commercial doit clairement décrire ce que chaque partie s'est engagée à faire. Tous les avantages, services et paiements doivent figurer pour garantir un résultat contractuel sans équivoque. Des détails concrets protègent également contre les malentendus, car les deux parties ont une attente claire de la transaction.

2. Protection pour les deux parties
Un contrat écrit qui énonce explicitement les attentes de chaque partie crée une protection juridique pour les deux parties. Vous et votre entreprise avez une idée claire de ce qu'il faut faire pour remplir votre part du contrat, ainsi que de ce qui engendre une rupture de contrat.

3. Confidentialité du contrat
La confidentialité est une clause qui peut être ajoutée à un contrat écrit. Si le contrat commercial implique des informations sensibles, vous pouvez garantir le secret en ajoutant un accord de confidentialité à votre contrat écrit.

4. Tenue de registres officiels
Une fois le contrat rédigé et accepté par les deux parties, chacune doit conserver une copie de l'accord pour avoir un enregistrement officiel de la transaction. Votre entreprise et l'autre entreprise, ou client, peuvent respecter strictement le contrat et effectuer tous les services et paiements à la date de clôture de l'accord.

5. Atténuation des risques
Les contrats passent souvent par un processus de négociation qui garantit que les deux parties obtiennent la meilleure offre possible. Gérés correctement, ils doivent disposer d'une piste d'audit complète de chaque commentaire et modification apportés. Cependant, malheureusement, de nombreuses entreprises modernes ont automatisé bon nombre de leurs processus, à l'exception de celui-ci, qui s’avère très crucial.

6. Outil collaboratif
Les contrats sont par nature relationnels et collaboratifs dès leur création. Les équipes peuvent travailler ensemble pour déterminer leurs besoins en créant un contrat, en établissant une communication saine et en encourageant la collaboration. Celle-ci commence au tout début d'une relation d'affaires, jusqu'à la négociation et la signature. Les deux parties peuvent alors se sentir en confiance grâce à une communication solide dès le départ.

7. Génération de revenus
Lorsqu’on parle de générer plus de revenus, on ne fait pas seulement allusion à ce qui est dans le contrat, mais aussi au processus qui l'entoure. Le fait d’être coincé dans des fichiers PDF, des documents sur un ordinateur de bureau ou des e-mails n’aide pas à rationaliser le processus pour générer plus de revenus. Pour une approche moderne et rationalisée des contrats, l'ensemble du processus doit être centralisé dans une source unique de vérité.

8. Image de marque cohérente
L'envoi d'un contrat montre que votre organisation se soucie d'avoir un historique détaillé de la relation. Une entreprise structurée et cohérente fait preuve de soin dans sa création de contrats et dans les interactions qui s'ensuivent. Ces efforts renforcent votre image de marque et favorisent la cohérence à tous les niveaux.

Qu’est-ce que le processus de passation des marchés ?

Le processus de passation de marché commence lorsque votre entreprise identifie un besoin à combler ou est approchée par un client pour un projet spécifique. L'ensemble du processus est terminé une fois le contrat attribué et signé, mais il y a de nombreuses étapes à franchir du début à la fin.

Objectifs du processus de passation de marchés

Il y a des objectifs particuliers que vous devez définir dans votre processus de passation de marchés. Ces étapes peuvent être les mêmes chaque fois que vous recherchez ou recevez un nouveau contrat. Étant donné que les contrats sont juridiquement contraignants, suivez ces objectifs pour un processus réussi :

Identifier les produits et services
Créer et émettre des bons de commande
Assurer une livraison dans les délais
Approuver les paiements
Établir et respecter les jalons
Résoudre les problèmes de livraison de produits
Communiquer les problèmes au sein de l'équipe
Vérifier la bonne exécution du contrat

Progressez vers l'efficience

Environ 85 pour cent des entreprises utilisent encore des processus manuels pour gérer le travail contractuel. Cela crée souvent des situations où la paperasse se perd, les négociations s'enlisent et, dans le pire des cas, l'ensemble du processus s'effondre.

Avec les contrats papier, il y a aussi le problème d'exactitude des données, car des erreurs humaines peuvent se produire lors de la ressaisie des informations dans un ordinateur. Les processus de contrat manuels sur papier sont coûteux, moins efficaces et obsolètes dans l'industrie actuelle.

En utilisant Conga Contracts, toutes vos informations sont au même endroit. Vous pouvez facilement les visualiser, les mettre à jour et les partager en temps réel pour faire avancer les négociations et rendre les processus contractuels simples et plus rentables. Qu'il s'agisse de services, de produits, d'un MSA ou d'un devis, les contrats automatisés rendent vos processus métier plus efficients.

Rendez les processus contractuels importants

Un processus contractuel complet et minutieux rationalise votre entreprise et vous permet d'économiser du temps et de l'argent chaque fois que vous concluez un nouveau contrat. Avec Conga Contracts, commencez chaque négociation de contrat avec la certitude que vous avez mis en place un processus solide pour faire le travail. Contactez Conga dès aujourd'hui pour en savoir plus ou commencer à améliorer vos processus contractuels.