Capitole Energie automatise ses processus avec Conga

Capitole Energie, en quelques mot

Capitole Energie est une entreprise implantée à Toulouse, spécialisée dans le conseil et le courtage en énergie, créée en 2017 par Pierre-Jean Haure, président, et Benoit Vilcot, directeur général. Elle aide et conseille les entreprises de toutes tailles, dans la recherche du contrat d’énergie (gaz, électricité, énergies vertes) adéquat, en fonction de leur profil et leur mode de consommation. 

Pour obtenir un comparatif précis des meilleurs prix de marché à l’instant T, Capitole Energie négocie de façon personnalisée et indépendante avec une vingtaine de fournisseurs d’énergie, pour le compte de ses clients, soit près de 500 entreprises en France. 60 % de son portefeuille se concentre sur l’électricité et les 40 % restants sur le gaz naturel. Pour satisfaire ses clients, la start-up, qui compte actuellement 15 salariés, mise beaucoup sur le numérique.

Défi à relever : automatiser les processus pour maximiser la productivité des équipes
Afin de répondre rapidement aux demandes de contrat d’énergie de ses clients, tout en comparant rapidement les offres de ses fournisseurs, Capitole Energie donne la priorité au digital, par le biais de solutions en mode SaaS. La PME a en effet besoin d’une gestion documentaire avec des processus fluides. De plus, l’entreprise fonctionne sans Directeur technique (CTO) ni spécialiste de l’informatique. La digitalisation doit donc passer par une technologie simple à mettre en place.

Au tout début, Capitole Energie créait et utilisait des contrats papiers avec des envois et des scans qui prenaient beaucoup de temps aux équipes. Très rapidement, le développement de l’activité a entrainé des besoins très pragmatiques : la nécessité de digitaliser les processus et de gagner du temps alors que l’activité devient de plus en plus soutenue. Il fallait donc trouver une solution qui permette d’automatiser et d’industrialiser au maximum l’ensemble des processus.

Solutions : Conga Composer et Conga Sign
En janvier 2020, Capitole Energie choisit Conga sur les recommandations de la société de services Hardis et de Salesforce, en adoptant deux solutions : Conga Composer et Conga Sign afin de fluidifier et d’automatiser sa gestion des contrats et des documents tout en accélérant les processus grâce à l’e-signature. Rapidement et grâce à l’accompagnement des équipes de Conga, les équipes de Capitole Energie gagnent en dynamisme, en productivité et en collaboration.

Capitole Energie utilisait déjà Salesforce pour la gestion de sa relation client, ce qui a facilité l’intégration des solutions de Conga. Leur déploiement s’est fait rapidement aussi grâce à une prise en main simple, même pour les non-initiés. « Capitole Energie est une petite structure. Au-delà donc de mon rôle de Directeur Général, j’endosse également celui de CTO, rappelle Benoît Vilcot. Il est donc crucial que je sois en mesure d’utiliser les solutions développées et d’en tirer le meilleur parti pour notre activité et nos clients, ce qui a tout de suite été le cas avec Conga. »

L’utilisation des solutions Conga permet de rationnaliser et d’optimiser la gestion des contrats dématérialisés grâce à l’automatisation, depuis leur création jusqu’à leur signature, à partir de la plateforme CRM de Salesforce. Avec Conga Composer, Capitole Energie peut générer des contrats cohérents et personnalisés, ajouter des champs dynamiques de calculs, des extraits de tableur dans des documents .doc ou .pdf, mais également des champs légaux inamovibles tout en modifiant toutes les autres parties du contrat. Ainsi, les équipes peuvent automatiser les listes de tarifs et changer tous leurs contrats sur cette base en un simple clic. De plus, cette automatisation contribue à réduire les risques d’erreur susceptibles de ralentir l’activité, plus importants lorsque les tâches sont réalisées manuellement.

La mise en œuvre de Conga Sign a permis des gains de temps importants pour le service commercial qui peut désormais faire signer les contrats très rapidement. Outre l’efficacité qu’elle apporte, la solution de Conga contribue à sécuriser les signatures dans le cadre transactions commerciales cruciales.

Résultats : gains de temps et productivité accrue

• Industrialisation et automatisation des processus et de la gestion des contrats ainsi que des documents
• Gain de temps important, notamment en cas d’actualisation des prix ou pour établir des grilles tarifaires
• Augmentation de la productivité et amélioration de la collaboration entre les équipes
• Meilleure réponse à l’opérationnel de l’entreprise
• Un soutien solide au développement commercial
• Des solutions technologiques en phase avec les besoins opérationnels