Die Bedeutung künstlicher Intelligenz im Vertragsmanagement

Künstliche Intelligenz (KI) ist branchenübergreifend zu einem Schlagwort geworden und ihre Anwendung im Vertragswesen gewinnt mehr und mehr Aufmerksamkeit. Lucy Bassli, Gründerin und Direktorin der InnoLaw Group, sowie Jason Smith, Senior Principal of Strategy and Transformation bei Conga – beide erfahrene Fachleute mit umfangreicher Erfahrung in der Rechts- und Technologiebranche – bringen ihre Erfahrung ein, um das transformative Potenzial von KI im Vertragsmanagement zu beleuchten. Wir führen Sie durch die Erkenntnisse, die Lucy Bassli und Jason Smith im Laufe ihrer jahrelangen Erfahrung im Bereich KI und Recht gewonnen haben, und untersuchen gleichzeitig die neuesten Forschungsergebnisse, um einen umfassenden Überblick über die KI-Landschaft im Vertragsmanagement zu liefern.

Lucy Bassli betont: „KI ist nicht nur ein Technologie-Schlagwort, sondern das Kernstück einer ganzheitlichen Technologielösung zur Bewältigung des komplexen Vertragsmanagements.“ Ihre Aussage unterstreicht das transformative Potenzial von KI im kommerziellen Vertragswesen. Indem sich KI weiterentwickelt und verbessert, wird sie zu einem wichtigen Werkzeug zur Bewältigung komplexer Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Vertragsmanagement. Der schiere Umfang und die Komplexität dieser rechtlichen Vereinbarungen können selbst die erfahrensten Juristen überfordern. Hier greift KI ein, um den Prozess zu revolutionieren.

Die Relevanz von KI im Vertragsmanagement

Lucy Bassli und Jason Smith betonen die tiefgreifenden Auswirkungen von KI auf den Rechtssektor und dass es sich bei KI im Vertragsmanagement nicht nur um die Automatisierung von Routineaufgaben handelt, sondern um weit mehr. Es geht darum, die Effizienz zu verbessern, Konsistenz zu schaffen und die Entscheidungsfindung durch intelligente Analysen zu verbessern. 

Zum einen können Rechtsabteilungen die Leistungsfähigkeit der KI nutzen, um das Vertragsmanagement zu verbessern, indem sie Routineaufgaben automatisieren und wertvolle Erkenntnisse aus Verträgen und Vereinbarungen gewinnen. Mit Conga Contract Intelligence, können Benutzer beispielsweise kommerzielle Bedingungen extrahieren und sie in verifizierte Daten umwandeln, die die Geschäftsleistung steigern.

Wie Lucy Bassli es treffend ausdrückt: „KI ist im CLM-Tech-Stack kein Luxus mehr, sondern ein zentraler Bestandteil.“

Die Basis für KI im Vertragsmanagement

Ein entscheidender Moment in der Entwicklung der KI im Vertragsmanagement war, als Unternehmen begannen, sich der Herausforderung zu stellen, riesige Vertragsmengen zu verwalten. Jason Smith erinnert sich an ein Projekt, bei dem das Team herausfinden musste, wie es Tausende von Verträgen in ein überschaubares System integrieren kann. Diese Erfahrung veranlasste ihn, die Prinzipien von eDiscovery auf unstrukturierte Vertragsdaten anzuwenden.

Electronic Discovery oder eDiscovery ist ein systematischer Prozess zur Identifizierung, Sammlung und Analyse elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) für Gerichtsverfahren. Verträge können umfangreiche Dokumente mit komplexer Sprache umfassen, was es schwierig macht, wichtige Klauseln, Verpflichtungen oder potenzielle Risiken genau zu identifizieren. Diese unstrukturierten Daten können wertvolle Erkenntnisse verbergen und Unternehmen übermäßigen Risiken aussetzen. eDiscovery beginnt mit der Identifizierung und Sammlung relevanter Daten. Im Vertragsmanagement bedeutet dies, Verträge zu identifizieren, die Aufmerksamkeit bedürfen, sei es zur Einhaltung der Vorschriften, Risikobewertung oder Erneuerung.

Sobald die Verträge identifiziert sind, müssen sie gesammelt und zur Analyse organisiert werden. Anschließend können Rechtsexperten die analysierten Daten überprüfen und sich dabei auf die kritischen Abschnitte des Vertrages konzentrieren. Dann werden Entscheidungen getroffen und mögliche Risiken thematisiert.

Datengesteuerte Rechtsabteilungen und Prozesse

Während Unternehmen weiterhin Vertragsdaten sammelten, kam es parallel zur Entwicklung datengesteuerter Rechtsabteilungen- und Abläufe. Jason Smith betont die Notwendigkeit für Rechtsabteilungen, ihre Abläufe eher wie eine Geschäftseinheit zu behandeln und Datenanalysen für Prognosen und Entscheidungen zu nutzen.

Die Legal Operations Funktion hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Laut einer Studie des Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) ist die Zahl der Legal Operations-Rollen in den Rechtsabteilungen von Unternehmen zwischen 2019 und 2020 um 38 % gestiegen. Dies unterstreicht die wachsende Bedeutung datengesteuerter Ansätze im Rechtsmanagement.

Die Entstehung von Chat GPT: Revolutionierung des Vertragsmanagements

Die Entstehung modernster KI-Tools wie Chat GPT hat in den letzten Jahren zu einem tiefgreifenden Wandel im Bereich des Vertragsmanagements, geführt, betont Jason Smith begeistert. Diese fortschrittlichen KI-gesteuerten Lösungen haben die Grenzen der traditionellen Vertragsanalyse überschritten und sie zugänglicher, effizienter und benutzerfreundlicher gemacht als je zuvor. Im Folgenden befassen wir uns eingehender mit der Entwicklung von Chat GPT und seinen weitreichenden Auswirkungen.

Der revolutionäre Einfluss von Chat GPT beruht darauf, das Vertragsmanagement zu demokratisieren. Im Wesentlichen beseitigt es Hürden, die bisher die Nutzung von Vertragsdaten auf Personen mit spezialisiertem technischem Fachwissen beschränkt haben. Diese Zugänglichkeit gibt Fachleuten aus unterschiedlichen Bereichen die Möglichkeit, die Leistungsfähigkeit der KI in ihren täglichen Arbeitsabläufen zu nutzen.

Einer der bemerkenswertesten Aspekte von Chat GPT ist seine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche. Dieses benutzerzentrierte Design hat die Art und Weise, wie Einzelpersonen mit ihren Vertragsportfolios interagieren, neu definiert. Um wertvolle Erkenntnisse aus Verträgen zu gewinnen, müssen Benutzer nicht mehr mit komplexer juristischer Fachsprache vertraut sein oder über umfassende technische Fähigkeiten verfügen. Wie Lucy Bassli selbst es ausdrückt: „Chat GPT hat die Macht der Vertragsanalyse in die Hände aller gelegt.“

Die Auswirkungen seit dem Aufkommen von Chat GPT sind weitreichend. Wir sehen einen Wandel hin zu einem umfassenderen und effizienteren Ansatz für das Vertragsmanagement, bei dem Rechtsexperten und Unternehmensleiter gleichermaßen die analytischen Fähigkeiten der KI ohne umständliche Hindernisse nutzen können. Dieser Wandel ist nicht nur ein technologischer Trend sondern ein grundlegender Wandel in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Verträge und rechtlichen Dokumentationen verwalten.

Pragmatische Ansätze zur Implementierung von KI

Untersuchungen der Boston Consulting Group (BCG) haben gezeigt, dass Unternehmen, die mit einem klaren und spezifischen Anwendungsfall für KI beginnen, tendenziell früher greifbare Vorteile erzielen. In Bezug auf das Vertragsmanagement könnte dies bedeuten, dass man sich am besten auf einen bestimmten Schwachpunkt, beispielsweise auf die Vertragsüberprüfung oder Risikobewertung, fokussieren sollte, und den KI-Einsatz entsprechend anpasst.

Die Erkenntnisse beziehen sich auch auf das Konzept der Skalierbarkeit beim Einsatz von KI. Klein anzufangen bedeutet nicht, klein zu bleiben. Vielmehr handelt es sich um ein strategisches Sprungbrett. Dies steht im Einklang mit den Resultaten einer McKinsey-Studie, die verdeutlicht, dass Unternehmen, die mit bescheidenen KI-Initiativen starteten, mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich in großem Maßstab expandieren konnten.
Es ist wichtig, nach und nach Selbstvertrauen und Fachwissen aufzubauen, ähnlich wie wenn man ein Lieblingsgericht genießt, bevor man sich der gesamten Speisekarte zuwendet.  

Darüber hinaus steht der pragmatische Ansatz im Einklang mit den Grundsätzen der KI-Ethik und- Transparenz. Wenn Unternehmen ihre KI-Reise beginnen, ist es von entscheidender Bedeutung, Transparenz und Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten. Dies wird durch Untersuchungen des AI Now Institute unterstrichen, die betonen, dass eine verantwortungsvolle KI-Einführung eine klare Kommunikation über die Fähigkeiten und Grenzen von KI-Systemen erfordert. Der Rat, klein anzufangen und zu wachsen, ist konform mit diesem ethischen Gebot und ermöglicht es Unternehmen, die Auswirkungen von KI auf ihre Abläufe sorgfältig zu steuern und gleichzeitig die Transparenz gegenüber den Stakeholdern zu wahren.

Die Ermittlung der Auswirkungen von KI auf den Vertragslebenszyklus

Darauf bezogen, wo KI im Vertragslebenszyklus den größten Einfluss haben kann, weisen sowohl Lucy Bassli als auch Jason Smith auf zwei Hauptbereiche hin: den Rückblick und die Vorausschau.

Beim „Rückblick“ geht es darum, mithilfe von KI historische Vertragsdaten zu analysieren, strukturierte Informationen zu extrahieren und Erkenntnisse für Reporting und Compliance bereitzustellen.

Forschungseinblick: Laut Gartner werden Unternehmen, die KI bei der Vertragsanalyse nutzen, bis 2025 eine 50-prozentige Reduzierung des Zeitaufwands für die Prüfung und Genehmigung von Verträgen verzeichnen.

Die „Vorausschau“ stellt den neueren, innovativeren Aspekt der KI dar, bei dem generative KI nicht nur zur Analyse bestehender Daten, sondern auch zur Erstellung neuer Daten und Dokumente auf der Grundlage von Mustern und historischen Informationen eingesetzt wird.

KI transformiert in raschem Tempo die Landschaft der Technologien im Vertragsmanagement und bietet enormes Potenzial für Effizienz, Konsistenz und verbesserte Entscheidungsfindung. Unternehmen befinden sich in diesem Bereich in verschiedenen Stadien der KI-Einführung, von der Nutzung von KI zur Gewinnung von Erkenntnissen aus bestehenden Verträgen bis hin zur Nutzung generativer KI für die Content-Erstellung. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, die KI-Implementierung pragmatisch anzugehen und dabei mit einem klaren Verständnis für spezifische Bedürfnisse und Ziele zu beginnen.

Um die Vorteile dieser transformativen Technologie im Vertragsmanagement optimal nutzen zu können, ist es wichtig, über die neuesten Entwicklungen und Best Practices informiert zu bleiben. Mit der richtigen Grundlage, einem datengesteuerten Ansatz und praktischen Anwendungsfällen im Hinterkopf können Unternehmen sich effektiv in der KI-Landschaft zurechtfinden und sich für den Erfolg in der sich entwickelnden Welt des Vertragsmanagements positionieren.